Bài 32 – Văn bản thông báo

Bài 32 – Văn bản thông báo
Đánh giá bài viết

Bài 32 – Văn bản thông báo

Hướng dẫn

I. ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN BẢN THÔNG BÁO

Đọc hai văn bản:

– Thông báo của Ban giám hiệu trường THCS Hải Nam.

– Thông báo của liên đội Thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh trường THCS Kết Đoàn.

và trả lời các câu hỏi:

1) Trong các văn bản trên: người thông báo là:

– Phó hiệu trưởng Nguyễn Văn Bằng

– Liên đội trưởng Trần Mai Hoa

và người nhận thông báo là:

– Các giáo viên chủ nhiệm và lớp trưởng các lớp trong toàn trường;

– Các chi đội Thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh trong toàn trường.

Mục đích thông báo:

– Thông báo một kế hoạch duyệt tiết mục văn nghệ cho các giáo viên chủ nhiệm và lớp trưởng của các lớp trong toàn trường được biết;

– Thông báo hai về kế hoạch đại hội đại biểu liên đội Thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh cho các chi đội trong toàn trường được biết.

2) Nội dung thông báo thường là tình huống công việc cơ quan lãnh đạo cấp trên cần phải truyền đạt cho cấp dưới hay công việc các cơ quan nhà nước, các đoàn thể chính trị xã hội muốn phổ biến cho đông đảo nhân dân, hội viên được biết để thực hiện.

Nhận xét về thể thức của văn bản thông báo:

Loading...

a) Thể thức mở đầu của văn bản thông báo:

– Tên cơ quan chủ quản và đơn vị trực thuộc (ghi vào góc bên trái)

– Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi vào góc bên phải)

– Tên văn bản (ghi vào chính giữa)

THÔNG BÁO CỦA…

(về…)

b) Nội dung thông báo.

c) Thể thức kết thúc văn bản thông báo.

– Nơi nhận (ghi phía dưới bên trái).

– Kí tên và ghi đủ họ tên, chức vụ của người có trách nhiệm thông báo (ghi phía dưới bên phải).

3) Một số trường hợp cần viết thông báo trong học tập và sinh hoạt ở trường:

Xem tình huống (b), (c) bên dưới.

II. CÁCH LÀM VĂN THÔNG BÁO

1) Tình huống cần làm văn bản thông báo

Trong các tình huống trên:

a) Không viết thông báo, nếu cần thì viết tường trình.

b) Phải viết thông báo.

c) Có thể viết thông báo hay giấy mời, giấy triệu tập.

2) Cách làm văn bản thông báo

Xem lại phần nhận xét của văn bản thông báo

Ghi nhớ: Thông báo là loại văn bản truyền đạt những thông tin cụ thể từ phía ca quan, đoàn thể, người tổ chức cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những ai quan tâm nội dung thông báo được biết để thực hiện hay tham gia.

Văn bản thông báo phải cho biết rõ ai thông báo, thông báo cho ai, nội dung công việc, quy định, thời gian, địa điểm… cụ thể, chính xác.

Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, số công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực.

3) Lưu ý

a) Tên văn bản cần viết chữ in hoa cho nổi bật.

b) Giữa các phần quốc hiệu và tiêu ngữ, địa điểm và thời gian làm thông báo, tên văn bản và nội dung thông báo cần chừa khoảng cách hơn một dòng để dễ phân biệt.

c) Không viết sát lề giấy bên trái, không để phần trên và phần dưới trang giấy có khoảng trống quá lớn.

Mai Thu

Loading...